Responsabilidad y Rendicion de Cuentas.

"¿por qué nos comportamos como lo hacemos en el lugar de trabajo?"

La responsabilidad como rendición de cuentas ocupa un lugar destacado con el compromiso de la dirección como un elemento crítico en el éxito de un sistema de gestión de una empresa. La responsabilidad es una de las respuestas a la pregunta, "¿por qué nos comportamos como lo hacemos en el lugar de trabajo?" Por lo tanto, es importante que entendamos qué es y cómo debería funcionar como parte de un sistema de gestión.

La Alta Dirección puede establecer y aplicar todo tipo de políticas, programas, planes escritos, directivas, reglas y capacitación a la fuerza laboral, pero nada de ese esfuerzo importará a menos que exista la aplicación apropiada de consecuencias efectivas dentro de una cultura de responsabilidad, sólo entonces se mantendrán los comportamientos deseados. Después de todo, los empleados deben creer que serán responsables de las decisiones y acciones que tomen, o puede estar seguro de que cualquier esfuerzo de gestión está finalmente condenado al fracaso.

¿Qué es la rendición de cuentas?

Seguro ha escuchado mucho los términos "responsabilidad" y "rendición de cuentas" cuando se trata de sistemas de gestión y, a veces, la gente habla como si los dos términos tuvieran el mismo significado. Pero, tienen significados muy diferentes.

Si consulta un diccionario. Encontrará que la responsabilidad y la rendición de cuentas se definen de manera similar a:

• Responsable: Obligado a responder de algo o por alguien; dicho de una persona: Que pone cuidado y atención en lo que hace o decide. Responsabilidad: capaz de rendir cuentas o responder.

• Cuentas a los responsables; responsable; legalmente vinculado o sujeto a dar una cuenta (o explicación), responsable. Responsabilidad - capaz de dar cuenta o responder.

Si solo se analizan estas dos definiciones, se puede comprender por qué tienen prácticamente el mismo significado. Sin embargo, la noción de ser "responsable o legalmente obligado" le da a la rendición de cuentas un significado adicional. Al aplicar estos dos conceptos a la gestión en el lugar de trabajo, adquieren diferencias muy importantes y distintas en el significado y la aplicación.

• La responsabilidad puede considerarse solo como la "obligación de cumplir con un deber o tarea". Para ser responsable, solo necesita que se le asignen una o más funciones.

• La rendición de cuentas, por otro lado, puede considerarse como el establecimiento de la "obligación de cumplir con una tarea a un nivel requerido de desempeño o de otra manera". Cuando se le responsabiliza, su desempeño se mide en función de algunos criterios o estándares específicos y las consecuencias se aplican según el nivel o la calidad del desempeño.

Seis elementos de un sistema de rendición de cuentas eficaz.

La rendición de cuentas es uno de los elementos más importantes dentro de un sistema de gestión. El responsable del sistema de gestión puede usar los seis elementos para diseñar, desarrollar e implementar un sistema de responsabilidad eficaz.

Elemento 1: Estándares formales de desempeño.

Es importante que la Alta Dirección establezca las políticas y procedimientos disciplinarios deben estar claramente establecidos por escrito y disponibles para todos. Es necesario capacitar a todos los empleados sobre estas políticas y procedimientos. Asegúrese de que han leído, entendido y que cumplirán con esas políticas y procedimientos. Haga esto cuando sean contratados y anualmente.

Elemento 2: Recursos adecuados y apoyo psicosocial.

Antes de que se justifique la aplicación de las consecuencias apropiadas, primero se deben proporcionar a sus empleados los medios y métodos para lograr los estándares de desempeño que se han establecido. La Alta Dirección debería proporcionar un lugar de trabajo físico seguro y saludable y un entorno de trabajo psicosocial propicio.

• Recursos físicos: Ayudan a garantizar condiciones y exposiciones seguras y saludables. Los ejemplos incluyen herramientas, equipos, maquinaria, materiales, estaciones de trabajo, instalaciones y medio ambiente seguros. El reglamento federal de seguridad y salud en el trabajo enfatiza esta categoría.

• Apoyo psicosocial: La prevención del estrés psicosocial está íntimamente ligada a la promoción de un entorno laboral saludable. El estrés normalmente se refiere a sentimientos de tensión, tensión, nerviosismo y sentimientos reducidos de control. El estrés distrae nuestra mente del trabajo que estamos haciendo y aumenta las posibilidades de lesionarnos o enfermarnos. La NOM-035-STPS destaca esta importancia.

Elemento 3: Un sistema de medición del desempeño.

Los procesos de medición del desempeño incluyen observaciones formales / informales. La medición real debe ser más que simplemente observar comportamientos (cualitativa). También incluye la cuantificación de observaciones, es decir, sumando los números. Esos números forman las estadísticas que se pueden utilizar para mejorar el sistema de gestión.

Una regla básica para desarrollar criterios de rendición de cuentas para la medición del desempeño es que una persona debe rendir cuentas de una responsabilidad solo si esa persona tiene control, autoridad y capacidad para cumplir con esa responsabilidad.

Si se mide y se responsabiliza a los gerentes y empleados de los resultados sobre los que no tienen control, intentarán de alguna manera obtener el control sobre los resultados. El intento de establecer el control puede incluir estrategias inapropiadas.

Elemento 4: Aplicación de consecuencias efectivas.

Una "consecuencia" es todo hecho o acontecimiento que resulta inevitable de algo previo. Otra forma de expresarlo es pensar en causa y efecto: el comportamiento inicial es la "causa" y la consecuencia es el "efecto" de la causa. Por cada causa, hay un efecto.

¿Se puede escapar de las consecuencias?

No en el lugar de trabajo. Es importante entender que no existe "ninguna consecuencia" por una acción. NO puedes tener una consecuencia. Por ejemplo, si un supervisor agradece a un trabajador por hacer una sugerencia de mejora, el reconocimiento del supervisor es una consecuencia (positiva). Si el supervisor ignora al trabajador que hizo la sugerencia, el "acto" de ignorar también es una consecuencia (negativa).

Toda causa tiene un efecto. Cada acción tiene una consecuencia.

Existen varias estrategias para administrar consecuencias positivas y negativas. La planificación cuidadosa es fundamental para garantizar que las consecuencias sean efectivas.

Elemento 5: Aplicación adecuada de las consecuencias.

Sin la expectativa de las consecuencias, la rendición de cuentas no tiene credibilidad y no será eficaz. En otras palabras, sin consecuencias no hay responsabilidad. Las consecuencias deben ser apropiadas y efectivas. Este es el elemento con el que probablemente todos estén más familiarizados. Desafortunadamente, en algunas empresas, las consecuencias no son apropiadas, no son efectivas o ambas cosas.

Criterios para las consecuencias apropiadas

• Están justificados.

• Corresponden al grado de resultados positivos o negativos de la conducta.

• Se aplican de forma coherente en toda la organización.

Para generar un alto nivel de confianza entre la gerencia y el personal, la responsabilidad debe aplicarse de manera consistente en todos los niveles de la organización: arriba y abajo, y en todas las funciones. Cada supervisor y gerente debe rendir cuentas de la misma manera justa y consistente con los empleados. Si los trabajadores perciben que el sistema de rendición de cuentas se aplica solo a ellos, naturalmente lo considerarán injusto: el modo de falla principal de los sistemas de rendición de cuentas.

Elemento 6: Evaluación continua del sistema de rendición de cuentas.

El proceso de evaluación suele implicar tres niveles de actividad:

• Identificación: Inspeccione las políticas, planes, procedimientos y procesos del sistema de rendición de cuentas para identificar lo que existe.

• Análisis: Analice y estudie a fondo cada política, plan, procedimiento y proceso del sistema de rendición de cuentas para comprender cómo se ven.

• Evaluación: Compare y contraste cada política, plan, procedimiento, proceso del sistema de rendición de cuentas con puntos de referencia y mejores prácticas para juzgar su efectividad.