¿Tiene personal trabajando de forma remota? Use procedimientos de trabajo durante el COVID-19

Qué, cómo se puede (y debe) aplicar un sistema de #teletrabajo (o trabajo a solas) en esta epidemia de #COVID-19

Debido a la pandemia de COVID-19 y que ahora hay más personas trabajando de forma remota, además de las implicaciones de la nueva NOM-035-STPS-2018, Su empresa debe generar políticas de trabajo actualizadas.

En nuestro país, actualmente no existe un marco legal o normativo que regule el trabajo desde casa (esa será la nueva norma por venir en muy corto plazo). La realidad es que un 60% de las empresas en #México apenas cumplen con las disposiciones #normativas actuales, sin embargo, no dudo que su empresa tenga procedimientos de teletrabajo o trabajo a solas.

En esta ocasión queremos compartir, los puntos importantes que se deben observar de cómo se puede (y debe) aplicar ese sistema de #teletrabajo (o trabajo a solas) en nuestra situación actual.

Trabajando solo: los riesgos del #trabajoencasa

Además de los riesgos relacionados con las tareas que se realizan, existen dos riesgos fundamentales de trabajar solo.

• En caso de un incidente, no hay ayuda disponible de inmediato. Nadie más está cerca para brindar ayuda o asistencia a un trabajador solitario.

• Es posible que los empleados que trabajan solos y estén heridos, incapacitados o atrapados no puedan pedir ayuda.

Este es mi caso. Actualmente estoy trabajando desde mi oficina, solo. Estoy a unos 20 minutos de cualquier tipo de respuesta de emergencia. Y como están las calles, solo necesito una mano para contar la cantidad de vehículos que pasan por mi casa todos los días.

Mis líneas de vida en este #quedateencasa son mi computadora portátil y mi teléfono celular.

La política de trabajo a solas.

Ya sea que cuente o no con una política o procedimiento de trabajo a solas estos dos elementos críticos deben ser considerados en su política de #Entorno #Favorable #Organizacional de acuerdo con la #NOM035STPS2018.

Si tiene empleados que trabajan solos, le recomendamos:

• Asegúrese de que esos trabajadores tengan una forma efectiva de comunicarse con la empresa, el supervisor inmediato u otra persona designada en caso de emergencia.

• Comunicarse regularmente con el trabajador a intervalos apropiados a la naturaleza de los riesgos asociados con el trabajo.

Estas dos recomendaciones tienen que ver con la comunicación, pero también necesitas documentarlas. Recuerda que nada pasa sino esta registrado y verificado. Decir "Oh, sí, hablé con Juan el jueves pasado" eso no es suficiente.

Recuerde que las autoridades y su empresa necesita tener registros regulares y formularios para verificar que se hicieron las cosas y se cumplió con la tarea.

Para la mayoría de los negocios, patrones y trabajadores, los registros no parecen ser serios, pero lo son. Si usted necesita evaluar el desempeño de una actividad, por ej. Que un trabajador la cumpla una tarea o que el supervisor, pero en lugar de ello elijen no hacer o supervisor cuando se supone que deben hacerlo. ¿Entonces? Como tomará las acciones adecuadas para evitar falsas alarmas y desperdicio de recursos, sin mencionar el estrés que implica una falsa alarma.

Entonces, para los trabajadores remotos, su sistema debe tener lo siguiente:

• Procedimientos escritos, incluidos formularios para documentar la comunicación de persona a persona al menos dos veces al día. Los mensajes de texto o el correo electrónico son formas aceptables de hacerlo, siempre que se puedan almacenar como un registro permanente.

• Personas designadas a cargo de estos trabjadores y llevar un registro de ellos, así como a alguien que esté verificando para asegurarse de que lo estén haciendo. Recursos humanos puede ayudarlo a configurar esto.

• Tener un mecanismo de respuesta bien definido, comprendido, enseñado y entrenado que se iniciará en caso de que falle el contacto o comunicación con el trabajador.

• Comprobaciones físicas documentadas del inicio y cierre de sesión del sistema para el personal que trabaja en línea. Si su empresa es lo suficientemente grande, su I.T. el personal debe poder configurar esta parte.

• Un inventario o una lista del personal que trabaja de forma remota, con direcciones válidas y contactos de emergencia para cada miembro del personal. Recursos Humanos o Finanzas también puede ayudar con eso.

Y si pierde contacto con alguien que trabaja de forma remota, no vaya a la casa usted mismo. Una opción es procurar contactar con las personas referidas por el trabajador y en un caso extremo, enviar servicios de emergencia que pueden llegar más rápido y tener las habilidades y el equipo necesarios para manejar la situación.

Mantenga a sus trabajadores seguros: no importa dónde se encuentren.

Las políticas de #seguridad y #salud en el #trabajo son una necesidad (#NOM035 entre otras #NOMSTPS), especialmente en un momento como este en donde un número sin precedentes de personas trabaja de forma remota.

Para tener una idea de esta realidad en hay aproximadamente 36.5 millones de hogares unipersonales en los Estados Unidos, 4 millones en Canadá y 1 millón en México. Eso significa que es probable que un porcentaje significativo de su fuerza laboral trabaje solo cuando trabaja desde su casa.

Su trabajador no va a llamar al 9-1-1 si algo le sucede. Y confiar en los compañeros de cuarto, cónyuges, hijos o padres con los que están en cuarentena para asegurarse de que estén bien es inconsistente y poco confiable.

Es responsabilidad del patrón garantizar la seguridad de los trabajadores que han enviado a casa.

Durante este tiempo, es importante cuidar a la gente. Crear soluciones, no problemas adicionales.